下面这些问题有助于构建活动愿景、确定出客户心中的重点、并针对制订预算提供指导。一些支出项目虽然貌似无关紧要，但是如果在 活动策划 的初始阶段没有计入预算，就会迅速给总预算增加几千甚至几十万美元的意外支出，例如大规模安装时涉及到的工会成本。 问卷调查打开了与客户沟通的渠道，它将帮助你制定决策、确定活动的重要元素，并找到符合活动预算的方案。
活动策划前期需要完成的细节内容
一、活动日期
活动在哪一年举办?
计划在什么季节举办活动?
进行活动策划的期限是多久?
计划把活动定在星期几?
活动最好在几点钟开始?
活动的季节、月份、日期、时间是否会对客人出席活动有影响?
二、贵宾
活动中邀请了哪些贵宾?(这可能会增加豪华套间、豪华轿车等项目的费用，必须将其计入预算。
三、受邀客人
预计有多少客人参加活动?
是否允许客人携带一位伙伴?
受邀客人在什么年龄段?
受邀客人中是否有儿童?
客人是否有特殊需求，例如需要使用残障设施?
受邀客人是否住在外地?
是否需要招待外地客人并将款待他们的时间在活动前后分别延长?
四、请柬
请柬款式不限，还是想使用某些特别的款式?
五、活动场地
举办活动的地点在哪里?
活动是室内还是室外?
是正式活动、休闲活动还是节庆活动?
客人的着装。
活动地点与客人住宅的距离。
六、活动布置
客人到达活动会场时，对会场的第一印象如何?随着活动的进行，是否会有任何变动?
七、音乐
选择什么音乐作为迎宾曲?什么音乐作为活动中的伴奏乐?(这样可以确定对活动空间的要求，例如，是否需要留出乐队的位置等)
八、灯光照明
灯光应该营造什么氛围?
房间里应该洋溢着什么气氛?
舞台采用何种照明方式?
九、迎宾
采取何种迎宾方式?客人前往活动会场的方式是自行前往还是派车去接?客人是乘坐豪华轿车还是其他交通工具?
十、摄影
摄影、摄像、网上直播是否够专业?
由谁负责摄影、摄像、网上直播的工作?
摄像的背景是什么?
十一、活动流程
活动中最重要的因素是什么?
活动如何展开?
活动持续的时间是多久?
十二、活动房间的要求
房间如何布置?
活动是否不需要客人就座，仅需个别作为以备不时之需?
活动是否需要准备桌椅，安排客人就座?
如果要提供晚餐，是让客人随意就座，还是为客人安排固定座位?
用餐是传统式还是自助式?需要服务生上菜还是自己去取?
是在房间内配备吧台，还是由服务生送酒水?
是否需要上台进行讲话、演奏、主持或娱乐?
是否安排了跳舞?
是否需要视听设备，例如背投、等离子电视等?这些设备是否会影响对房间大小的要求?
十三、视听设备
是否有人发言?
是否需要讲台或话筒?
在视听方面是否有任何要求?
十四、餐饮
活动中提供哪类酒水?
吧台的酒水是免费还是自费?
活动中提供哪种类型的食物?
十五、活动散场
在活动结束时是否要安排插放特定旋律的乐曲或盛大的闭幕式
