如果邀请媒体参加活动，你需要考虑他们以什么方式参加，何时参加。他们是否会作为应邀宾客参加？如果是这样，在订购食物和饮料时就应该将其人数考虑在内。你是否考虑开一个专门的新闻发部会？他们有什么要求？如果你能考虑他们的需求，并且尽最大努力来满足他们的需求，这对你也是最有利的。他们可能需要场地提供摄制组停靠车辆、铺设电缆的地方，以及媒体器材合适的电源接口。他们可能会进行现场直播，需要在特定时间进行特别采访。花些时间询问他们需要什么。如果你能预料到他们的需求就更好了。指定一些员工专门为媒体服务，以确保他们能够采访到他们想要采访的人。提前为他们准备好宣传材料，以确保他们摄像做出安排，提前组织好需要一起照相的人。
媒体工作人员通常是非常忙碌的。活动策划公司的管理及执行人员要尊重他们的时间，决不能忘记他们对于你的活动的积极报道的关键作用。要尽可能和媒体协同合作，想到配合，共同促进比方的工作。媒体可能需要一个能让他们进行私下采访和拍照的房间。要知道，媒体人士要从诸多活动中挑选一些来参加。如果你想让他们选择你策划的活动，你就必须让他们感到与你合作会很愉快，这一点是非常重要的。努力和他们合作，在合作中建立工作关系，尽管如此，策划人员还要清楚他们随时可能因有重要新闻被叫走，而中断了在你的活动中的工作。
